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Informativa sul trattamento dei dati personali

Informativa per clienti, fornitori partner e di altri soggetti art. 13 del Regolamento europeo n.679/2016 ed art. 13/14 del D.lgs 196/2003

Maxi-Data srl , in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, con sede in Casteggio (PV), Via Milano 46, con la presente desidera rendere un’adeguata informativa alle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti coinvolti in attività contrattuali o pre-contrattuali, ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n° 196 - "Codice in materia di protezione dei dati personali" e dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”.

1. Dati oggetto del trattamento

Dati Personali
I dati personali trattati sono dati anagrafici e di contatto forniti o ricevuti dall’interessato in occasione di:
• visite o telefonate o email;
• contatti diretti ottenuti a seguito della partecipazione ad eventi, ecc.;
• richieste di informazioni commerciali, proposizione di offerte;
• richieste tramite il nostro sito internet o tramite il sito internet di fornitori, clienti, partner, altri soggetti;
• trasmissioni e transazioni successive all’ordine di fornitura del servizio o del bene (fornito/acquistato);
• inviti ad eventi relativi ad iniziative commerciali, fiere, ecc;
• proposte di collaborazione, invio c.v., ecc.

Dati di navigazione
i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.
In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.
questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l'elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito: salva questa eventualità, allo stato i dati sui contatti web non persistono per più di sette giorni.

2. Finalità del trattamento

I dati personali delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti sono trattati per:
• inoltrare comunicazioni con diversi mezzi di comunicazione (telefono, telefono cellulare, sms, email, fax, posta cartacea, ecc.);
• formulare richieste o evadere richieste pervenute;
• scambiare informazioni finalizzate all’esecuzione del rapporto contrattuale, ivi comprese le attività pre e post contrattuali, tra cui anche quelle di assistenza (es. istruzione di offerte o ordini del cliente, verifiche solvibilità ecc.);
• esecuzione di obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria, nonché per ottemperare a provvedimenti emanati da pubbliche Autorità a ciò legittimate o da organi di vigilanza e di controllo a cui è soggetta la nostra /vostra attività legali (es. tenuta contabilità, formalità fiscali, gestione amministrativa e contabile di tesoreria); gestione clienti e fornitori; gestione affidamenti e controllo rischi (frodi, insolvenze ecc.);
• gestione della presenza di clienti, fornitori partner e di altri soggetti presso la sede di MaxiData
• per finalità accessorie quali le “News Alert” via email o via sms.

L’interessato può rifiutarsi di conferire al Titolare i suoi dati personali. Il conferimento dei dati personali è però necessario per una corretta ed efficiente gestione del rapporto contrattuale verso fornitori, clienti, partner e di altri soggetti coinvolti nelle attività del Titolare. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento potrà compromettere in tutto o in parte il rapporto contrattuale stesso o le attività pre e post contrattuali.

3. Base giuridica
Il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui ciascun soggetto è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali o post contrattuali adottate su richiesta del fornitore, del cliente, del partner, di altri soggetti o di Maxi-Data srl ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del Reg. EU 2016/679 ovvero per l’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6.1, lett. c) del Reg. EU 2016/679

4. Modalità del trattamento
I dati degli interessati verranno trattati nel rispetto dei principi di liceità correttezza e trasparenza, utilizzando strumenti manuali o automatizzati anche mediante l’inserimento in banche dati, elenchi e liste idonei alla memorizzazione, gestione e trasmissione dei dati, nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle predette finalità.
Maxi-Data srl ha previsto adeguate misure di sicurezza al fine di tutelare i dati delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti, a titolo esemplificativo: Firewall, antivisrus specifici, antiransomewaire, virtual machine, back up crittografati, timer retentions.
I dati saranno trattati esclusivamente da persone autorizzate al trattamento all’interno di Maxi-Data srl, in relazione alla finalità del trattamento.
I dati non sono oggetto di un processo decisionale automatizzato né di profilazione

5. Destinatari dei dati
I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere comunicati ai lavoratori del Titolare e ad alcuni soggetti esterni che con essi collaborano, sempre nel rispetto delle finalità indicate. In particolare, si tratta di dipendenti/collaboratori che, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, sono stati legittimati a trattare i dati personali, formati a farlo nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare. Potranno, inoltre, essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di emissione dei nostri ordini o richieste di informazioni e preventivi o formulazioni di offerte, nostre prestazioni, debbano fornire beni e/o eseguire su nostro incarico prestazioni o servizi.
Ai dati potrebbero accedere (per finalità di assistenza sugli applicativi SW, sulle rete informatiche e per la connettività) nostri tecnici incaricati o consulenti esterni o incaricati di società che forniscono tali servizi. Infine, potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento, ove richiesto, è disponibile presso la sede di Maxi-Data srl.

6. Trasferimento dei dati
Anche se al momento tutti i soggetti che trattano i dati per conto di Maxi-Data srl come responsabili esterni del trattamento sono stabiliti all’interno dell’Unione Europea, nel futuro potrebbe essere necessario conferire tali dati anche a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell'Unione Europea, in paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi del Codice Privacy/Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016 Maxi-Data srl trasferirà, eventualmente, i dati fuori dell'Unione Europea solo previa adozione delle precauzioni stabilite dal Codice Privacy e dal Regolamento Europeo e dopo aver ottenuto dai soggetti indicati le necessarie garanzie e con il consenso degli interessati.

Conservazione dei dati
Il Titolare del trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, secondo quanto viene documentato nel nostro Registro di trattamento. Il periodo di conservazione può variare in modo significativo in base a: le finalità, il tipo di dato trattato, gli obblighi di legge.
Quando non è più necessario conservare i dati personali questi verranno cancellati o deindicizzati o distrutti in modo sicuro in conformità alla nostra policy.


7. Diritti dell’interessato
Ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 196/2003 e degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento, lei potrà esercitare i seguenti diritti:
a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
c) ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
d) ottenere la limitazione del trattamento;
e) (ove applicabile) ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
f) opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
g) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione.
h) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
i) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
Gli stessi, ove da lei esercitabili potranno essere fatti valere scrivendo a Maxi-Data srl all’indirizzo: amministrazione@maxidata.it specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che l’interessato intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.

8. Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato di residenza. Per avere maggiori informazioni sul diritto di proporre reclamo si può visitare la seguente pagina web: https://goo.gl/GLbTN9.

25 Maggio 2018